Un secrétaire occupe une position très puissante dans toute organisation. Quand une personne entre dans votre entreprise pour la première fois, la première personne qu’elle verrait probablement est votre secrétaire ou votre réceptionniste et la façon dont elle est traitée contribuerait énormément à former une impression de votre entreprise dans l’esprit des visiteurs.

Par conséquent, il n’est pas faux de dire que les secrétaires / réceptionnistes sont les créateurs d’image de votre entreprise. Ils doivent savoir s’habiller bien, bien parler et même bien parler; il doit également s’agir de personnes capables de conserver des informations confidentielles et d’être ponctuelles au travail tous les jours. Parmi les éléments à surveiller lors d’une interview pour un poste de secrétaire ou de réceptionniste, on peut citer:

6 facteurs à surveiller lorsqu’il interroge un secrétaire / réceptionniste

• Niveau d’expérience -: vous devez savoir à quel point la candidate sait être réceptionniste / secrétaire et si elle a déjà occupé un poste similaire auparavant.
• Compétences -: Une autre chose à surveiller est les compétences du candidat telles que la communication et la dactylographie.
• Capacité de travailler avec des supérieurs -: les réceptionnistes / secrétaires auraient principalement des cadres supérieurs avec lesquels ils sont censés travailler. Vous souhaitez savoir si cette personne peut bien travailler avec ses supérieurs.
• Compétences en communication interservices -: vous souhaitez également déterminer si cette personne est capable de gérer
• Ponctualité-: Toutes les autres personnes pourraient jouer à la petite école, mais pas à la réceptionniste. Le poste qu’elle occupe est tellement important qu’elle doit être au travail à tout moment et vous devez déterminer si cette personne est capable de s’engager dans cette voie.
• Compétences à prises multiples -: La charge de travail d’une secrétaire est généralement lourde. Elle doit taper, répondre aux appels, recevoir des invités et faire beaucoup de choses en même temps. La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois est une compétence très importante que chaque secrétaire doit posséder.

Comment se préparer pour une session d’entrevue secrétaire / réceptionniste

• Choisissez un lieu pour l’entretien . L’emplacement doit être un endroit calme, avec moins de distraction.
• Décidez du moment de l’entretien . Durée de l’interview.
• Sélectionnez le panneau d’interview . Si vous avez un responsable du personnel, il devrait faire partie du panel d’entrevues. Vous devez également inclure certaines des personnes avec lesquelles la réceptionniste travaillerait au sein de l’organisation.
• Imprimez une copie du curriculum vitae de chaque candidat et remettez-la aux membres du panel d’entretiens pour qu’ils puissent en apprendre davantage sur le candidat et connaître certaines des questions à poser. demandez avant l’entretien.
• Préparez vos questions à l’avance et déterminez qui va poser chacune des questions.

Certains Parmi les questions que vous devriez poser au cours de l’entretien, citons: –

35 Questions à poser éventuellement aux futurs secrétaires / réceptionnistes

1. Avez-vous une expérience de la maintenance du calendrier et de la planification de réunions? Si oui, comment planifiez-vous une réunion?
2. Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la planification d’une réunion?
3. Quel logiciel de gestion d’agenda connaissez-vous?
4. Qu’est-ce qu’une information confidentielle?
5. Si vous manipulez une information / un fichier comme confidentiel, comment le gérerez-vous?
6. Dites-moi ce que vous savez sur les systèmes de classement.
7. Comment tenez-vous des registres?
8. Comment gérez-vous le classement sur ordinateur?
9. Qu’est-ce qu’une lettre formelle et informelle?
10. Que feriez-vous? vous incluez dans une lettre officielle ce que vous n’auriez pas pris la peine d’avoir une lettre informelle?
11. Avez-vous des échantillons de lettres officielles que vous avez écrites dans le passé?
12. Quels sont les différents types de systèmes de communication d’entreprise?
13. Quel logiciel ou application utilisez-vous pour vous assurer d’écrire correctement?
14. Donnez une lettre à la secrétaire avec quelques erreurs et lui demander de modifier la lettre en quelques minutes.
15. Quels défis rencontrez-vous lorsque vous essayez de fournir une communication écrite?
16. Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que les fichiers sont bien facile à trouver, surtout en votre absence?
17. Pourquoi voulez-vous quitter votre emploi actuel?
18. Quelles suggestions ou conseils d’amélioration nous avez-vous proposés à la lumière de nos procédures de secrétariat actuelles?
19. Si vous aviez plusieurs priorités à gérer en même temps, comment choisir laquelle traiter en premier?
20. Décrire le multitâche?
21. Pensez-vous
22. Et si vous appreniez que votre charge de travail est un peu trop lourde, que feriez-vous?
23. Comment feriez-vous face à des délais très stricts?
24. Parlez-moi d’un moment où vous avez d faire face à un délai très strict dans un délai insuffisant.
25. Quels types de logiciels et d’applications connaissez-vous très bien?
26. Quelle est votre vitesse de frappe?
27. Lors d’une réunion de direction, que doit faire une secrétaire?
28. Comment gérez-vous les personnes difficiles au téléphone?
29. Un visiteur ou un client a-t-il déjà été impoli avec vous? Si oui, comment vous êtes-vous senti et avez-vous géré la situation?
30. Comment gérez-vous les clients en colère?
31. Travaillez-vous très vite ou aimez-vous prendre votre temps pour ne pas commettre d’erreur au lieu de cela?
32. Qu’est-ce que la correction d’épreuves?
33. Que sont les les points à surveiller lors de la relecture?
34. Aimez-vous travailler avec d’autres personnes ou préférez-vous travailler seul?
35. Quel est le montant le plus bas que vous pouvez obtenir si cet emploi vous est proposé ?

Telles sont les questions de base que vous devriez poser aux candidats qui se présentent en entretien pour un poste de secrétaire / réceptionniste. Vous pouvez également envisager d’aller plus loin en confiant au candidat des tâches pratiques, telles qu’écrire une lettre ou répondre à un appel téléphonique.

Vous devez également observer la façon dont la candidate se vêtit et se coiffe; les secrétaires sont censées être bien habillées, polies et avoir un bon comportement en tout temps. Etant donné que la personne manipulerait également de nombreuses informations confidentielles, vous souhaiterez peut-être examiner l’arrière-plan du candidat et demander des références afin d’être sûr du tout.