Toute entreprise a besoin d’un bon système comptable pour sa survie. Par comptabilité, je veux dire livre de caisse, registres de paie, facture de vente, livre de crédit, livre d’achats à crédit, livre de débit, pièces justificatives de paiement en espèces, livres de paie, enregistrements d’actif, livre de stock et carnet de transactions bancaires.
Avant l’ère d’Internet, tous ces livres ont été tenus séparément et manuellement; il est donc très stressant de garder des stocks, en particulier pour les grandes organisations. Mais, de nos jours, il existe des logiciels de gestion de comptes qui facilitent grandement la tenue de registres comptables. Dans cet article, je traiterai de sujets tels que les avantages de la comptabilité pour les petites entreprises et les 10 meilleurs conseils pour les débutants en matière de comptes.
3 Importance d’un bon système de comptabilité pour les débutants
- Vous aide à évaluer les performances de votre entreprise – : un bon système comptable vous donne un aperçu complet des performances financières de votre entreprise. Si vous n’avez pas d’enregistrement comptable, comment savoir si votre entreprise est en croissance ou en dépréciation ?Ainsi, vos enregistrements de compte vous aident à savoir si votre entreprise est en croissance, stagnante ou obsolète.
- Vous aide à gérer les flux de trésorerie et à respecter les délais -: La gestion des flux de trésorerie signifie savoir ce que vous faites avec l’argent qui entre dans l’organisation. Votre système de comptabilité vous aide à connaître les domaines qui ont besoin d’argent. Par exemple, des liquidités peuvent être nécessaires pour financer vos dettes, effectuer des rénovations majeures ou commander de nouveaux stocks. C’est votre système de comptabilité qui vous aidera à le savoir. En bref, aucune entreprise ne peut continuer à se développer sans un bon système de gestion de la trésorerie. De plus, vos livres de comptabilité vous aident à savoir quand des factures telles que votre loyer doivent être payées.
- Définir les objectifs commerciaux nécessaires -: votre système de comptabilité vous aidera à définir de nouveaux objectifs commerciaux pour La semaine, le mois ou l’année, voir la performance de votre entreprise pour le dernier exercice vous aidera à projeter et à vous fixer des objectifs pour la nouvelle année et à planifier vos activités.
Maintenant que vous avez Vu l’importance d’un bon système comptable pour une entreprise ou une entreprise, il est temps de mentionner des astuces comptables qui vous aideront à garder vos livres comptables ou vos logiciels en ordre. Vous ne devez pas être un comptable professionnel pour disposer d’un bon système comptable. Je vous donnerai 10 astuces qui aideront les débutants à mieux gérer leur comptabilité d’entreprise.
5 métriques de comptabilité importantes pour les propriétaires de petites entreprises doivent savoir
Warren Buffett, l’investisseur le plus riche du monde, a déclaré un jour que «la comptabilité était le langage des affaires » et je pense que c’est la vérité dans son ensemble. Les entrepreneurs et les gestionnaires doivent comprendre plusieurs indicateurs de comptabilité pour gérer une entreprise avec succès, mais vous trouverez ci-dessous cinq indicateurs de ce type. Si vous êtes prêt, poursuivons.
a. Flux de trésorerie
L’aspect le plus important de toute entreprise est le flux de trésorerie. Même une entreprise rentable avec des marges élevées, des ventes en plein essor, un produit innovant et des soldes équilibrés en inventaire et en comptes clients peut échouer si elle n’a pas accès aux liquidités nécessaires pour maintenir ses activités quotidiennes. Garder un œil sur les flux de trésorerie est l’un des aspects les plus importants des tâches de tout dirigeant de petite entreprise.Il convient de garder à l’esprit les concepts clés suivants en matière de flux de trésorerie:
- lorsque le crédit est accordé aux clients sur les ventes, les encaissements seront inférieurs aux ventes réelles
- Une légère augmentation des comptes clients. avoir un impact négatif important sur les réserves de trésorerie
- Les clients retardent généralement le paiement tant qu’ils sont en mesure de mobiliser leurs propres fonds
Si une entreprise souffre de problèmes de trésorerie, mais tous ses autres paramètres sont sains, les gestionnaires pourraient envisager certaines des mesures suivantes pour renforcer les réserves de trésorerie et éviter les déficits de trésorerie à l’avenir:
- Appliquer une meilleure gestion des stocks – inventaire peut affecter une partie importante des réserves de trésorerie d’une entreprise
- Offrir des remises aux clients qui paient en totalité dans un certain délai – si les liquidités sont faibles, conservez suffisamment de liquidités pour les conserver l’entreprise peut être une priorité plus importante que celle de générer un peu plus de revenus par la suite.
- Cherchez des moyens de tirer parti du crédit lorsque vous achetez – achetez des stocks assortis de conditions de crédit ou payez des dépenses en capital importantes. des versements échelonnés peuvent libérer de l’argent précieux
b.Marges brutes
La marge brute d’une entreprise ( ventes moins les coûts directs ) correspond au montant restant après les coûts directement associés à la vente du produit – par exemple travail de production, matières premières, expédition – sont comptabilisés. Ce nombre a une incidence directe sur la capacité d’une petite entreprise de réaliser un profit; Par conséquent, la gestion appropriée des marges brutes est l’une des clés permettant à une entreprise d’atteindre la rentabilité.
Par exemple, une boulangerie peut approcher sa capacité de production, mais ne génère toujours pas de profit si son prix est si bas qu’elle ne génère pas un revenu suffisant pour couvrir ses dépenses fixes. Sans comprendre les marges brutes et être capable d’identifier les marges brutes faibles comme étant le problème, le propriétaire hypothétique de la boulangerie pourrait prendre de mauvaises décisions pour compenser les pertes de l’entreprise, par exemple en baissant les prix pour accroître sa compétitivité avec d’autres entreprises.
La gestion des marges brutes peut être délicate, car le propriétaire de l’entreprise doit constamment garder à l’esprit la concurrence lors de la gestion des prix. Cependant, il est essentiel de connaître la marge brute exacte de chaque vente pour le fonctionnement d’une petite entreprise.
c. Nombre de jours exceptionnels
Si les flux de trésorerie sont importants, il est évident que la gestion des comptes clients est un aspect essentiel de la gestion d’une petite entreprise.Le nombre de jours de ventes en cours, ou DSO, correspond au nombre de jours nécessaires à une entreprise pour collecter des fonds après la vente. Un DSO élevé signifie que la société met plus de temps à recouvrer ses comptes clients. Le DSO est calculé en divisant les comptes clients par le total des ventes à crédit et en le multipliant par le nombre de jours nécessaires au recouvrement.
Le DSO est important en raison de son effet significatif sur les flux de trésorerie. Un DSO inférieur signifie que la société a plus de possibilités de réinvestir les fonds pour développer sa société. Pour les entreprises confrontées à des problèmes de trésorerie, une réduction du DSO peut même être essentielle à la survie.
d. Ventes
Aucune entreprise sur terre ne peut survivre sans vente. Même les startups technologiques qui comptent sur l’acquisition gratuite d’utilisateurs pour gagner des parts de marché doivent finalement être acquises par une entreprise capable de tirer parti de leurs utilisateurs pour les vendre. Une entreprise peut avoir une marge brute élevée et des coûts fixes faibles, mais sans ventes, elle est vouée à l’échec.
e. Responsabilité fiscale
Chaque propriétaire de petite entreprise doit être pleinement conscient des obligations fiscales découlant de l’exploitation d’une entreprise. Des taxes fédérales aux taxes municipales, en passant par les taxes municipales, le fait de ne pas suivre l’évolution de la dette fiscale de votre entreprise peut avoir un impact négatif sur la situation financière de l’entreprise.
Même si les petites entreprises n’ont pas autant de marge de manœuvre que les grandes entreprises, structurer une petite entreprise de manière à minimiser ses obligations fiscales peut être essentiel au succès d’une entreprise.Grâce à une planification appropriée, au choix de la structure juridique appropriée, aux retenues appropriées et à la préparation adéquate des déclarations de revenus, les petites entreprises peuvent minimiser leurs obligations fiscales et éviter toute mauvaise surprise de la part de l’IRS susceptible de paralyser l’entreprise.
10 conseils de comptabilité pour les propriétaires et débutants
1. Connaître les bases de la comptabilité et de la tenue des livres -: à moins que vous ne disposiez des fonds nécessaires pour engager un comptable professionnel, vous bases de la comptabilité et comment tenir des livres de comptabilité. Cela vous fera économiser beaucoup d’argent que vous dépenserez pour l’embauche des services d’un comptable professionnel. Il existe des cours en ligne gratuits sur la comptabilité et la comptabilité de base qui vous aideront à démarrer.
Retournez aux sources de la comptabilité et familiarisez-vous avec les procédures de comptabilité, même si vous n’avez pas l’intention d’être comptable. Peut-être avez-vous délégué la tâche de la comptabilité à un employé ou à votre partenaire commercial, mais cela ne signifie pas que les bases seront toujours couvertes. En tant qu’entrepreneur, il est de votre devoir de tout savoir sur votre entreprise.
2. Gardez la séparation : la plupart des propriétaires de petites entreprises commettent une grave erreur: ils ne séparent pas leurs transactions commerciales de transaction personnelle. Imaginez que vous ayez un seul compte bancaire pour les dépenses professionnelles et personnelles, vous commencerez à faire des dépenses personnelles avec de l’argent destiné aux entreprises.Ayez un compte bancaire séparé pour votre entreprise et un autre pour votre usage personnel. En outre, vous devez séparer vos dépenses personnelles des dépenses de votre entreprise.
3. Faites preuve de simplicité -: si vous ne pouvez pas comprendre les détails de chacun de vos livres de compte en un coup d’œil, cela signifie: que vous ne gardez pas les choses simples. Ayez un livre séparé pour vos dépenses, vos revenus, vos dettes et bien d’autres; Afin de ne pas vous embrouiller.
Vous devriez essayer de simplifier au maximum la tenue de vos dossiers. Les premières années de votre entreprise devraient vous servir de processus d’apprentissage et vous devriez développer vos méthodes comptables lentement. Se lancer dans des choses compliquées peut parfois être une source de désastre, et plonger dans quelque chose que vous ne comprenez pas vraiment est tout simplement accablant.
4. Considérez chaque détail – : Il y a quelques petites dépenses que nous avons tendance à négliger, ce qui, au final, nous pose problème. Les dépenses que vous avez engagées ou que vous avez engagées avec les services d’un ouvrier. Les petites incitations que vous accordez à votre employé devraient toutes être enregistrées dans vos livres comptables, car que vous y teniez compte ou non, elles font partie de votre écriture de crédit ou de vos dépenses.
5. Lancez-vous en ligne -: j’ai mentionné ci-dessus qu’il existe un logiciel de comptabilité qui vous aidera à rendre votre tâche de comptabilité plus facile et moins ennuyeuse.Voici des exemples de logiciels de comptabilité en ligne que vous pouvez utiliser pour votre entreprise: Kashoo, Invocera, Xero et Quickbooks en ligne. Vous pouvez également opter pour le stockage en nuage de vos données pour vous aider à y accéder quand vous le souhaitez et éviter toute perte de données, car la comptabilité sans papier est désormais le principal élément.
6. Revue périodique -: fixez toujours le temps nécessaire pour équilibrer et rapprocher vos livres de compte en ligne et hors ligne. Cela peut être hebdomadaire ou mensuel; selon ce qui fonctionne pour vous. De cette façon, vous garderez une longueur d’avance sur vos finances et vous saurez quand votre entreprise commencera à faire défaut. Vous devez toujours prendre note du solde de votre compte mensuel et même quotidien. Si quelqu’un le fait pour vous, ce qui est nécessaire, prenez toujours le temps de vérifier de temps en temps et assurez-vous qu’il est bien fait.
7. Passez en revue vos déclarations fiscales -: propriétaire de l’entreprise, vous devez payer certaines taxes et vous devez les payer au moment voulu. Impliquez toujours le paiement de vos impôts dans vos dépenses pour éviter l’accumulation de pénalités. C’est une forme de dette évitable que vous pouvez éviter.
8. Surveillez vos dépenses afin de vérifier les dépenses non désirées -: Certaines dépenses que vous faites de temps à autre ne le sont pas. contribuer à la croissance positive des entreprises. Ce sont des dépenses que votre entreprise fait et dont elle se passe. Passez en revue vos livres, trouvez ces dépenses et trouvez un moyen de les éliminer.
L’établissement d’un budget et le respect de celui-ci vous aideront toujours à limiter les dépenses et à voir les résultats réels reflétant ceux prévus. Cela vous aidera sûrement à orienter vos dépenses et à maintenir vos profits.
9. Gardez une trace de vos débiteurs -: La vente à crédit en entreprise est inévitable, gardez toujours une trace de vos débiteurs . Si possible, ouvrez un livre de compte du débiteur pour en assurer le suivi et envoyez-leur des rappels de temps en temps pour leur rappeler de payer autant que vous le souhaitez l’argent nécessaire à la gestion de votre entreprise.
10. Utilisez les services d’un professionnel -: dans la mesure où j’ai mentionné qu’il est moins coûteux de conserver vos livres comptables, mais si à tout moment vous vous perdez un peu, n’hésitez pas à demander conseil ou aux services d’un comptable professionnel. En outre, votre entreprise commence à se développer et à se développer; les services d’un comptable professionnel peuvent devenir inévitables. Recherchez un comptable qui travaillera avec vous. En cas de doute, il est essentiel d’inviter ou de faire appel à un comptable qui travaillera avec vous et qui vous aidera également à atteindre tous vos objectifs financiers.
11. Appliquez deux méthodes: la comptabilité électronique et le papier
La comptabilité sur papier peut sembler inutile, mais croyez-le, elle en vaut vraiment la peine. Pour beaucoup, la comptabilité électronique confond facilement le fouillis de chiffres en déséquilibre qui n’a aucun sens.La tenue de dossiers papier est toujours plus complexe et, dans la plupart des cas, il est plus facile de découvrir où vous vous êtes trompé. Veillez à conserver des copies imprimées des documents importants en cas d’urgence si vous préférez travailler sur des ordinateurs.
En conclusion, il est important de savoir qu’aucune entreprise ne peut être menée à bien sans documentation comptable et financière appropriée. Donc, plus tôt vous commencez à mettre en place un processus de comptabilité pour votre entreprise, mieux ce sera pour vous et votre entreprise.
