20 questions cruciales pour la planification d’événements à poser à vos clients

Gagner de l’argent en tant que planificateur d’événements consiste à assurer que vos clients sont satisfaits chaque fois qu’ils vous confient la gestion de leurs événements. La vérité est qu’une fois que vous serez en mesure de satisfaire ou de dépasser les attentes de vos clients, vous obtiendrez probablement des clients réguliers et, dans la plupart des cas, des références. Vous serez tout à fait d’accord pour dire que la publicité de bouche à oreille de clients satisfaits contribuera toujours à augmenter vos revenus et à promouvoir votre marque.

Si vous avez déjà assisté à un événement bien organisé, qu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une réunion informelle. fonction, vous réaliseriez le niveau de détail qui a été pris en compte. Il est important de dire que le travail acharné joue un rôle clé dans l’organisation de tout cela. C’est pourquoi les responsables de la planification des événements travaillent jour et nuit pour que les choses se concrétisent.

Planifier un événement peut parfois demander beaucoup de travail. Ceci est dû à l’ambiance qui doit être créée avec les conceptions et les décorations à adopter.Il est donc nécessaire qu’en donnant le meilleur à vos clients, vous tenez compte de certains facteurs très importants. Quels sont ces facteurs, vous pourriez demander?

Si vous envisagez d’entrer dans le secteur de la planification d’événements ou si vous êtes un débutant , ou même déjà dans le métier depuis un certain temps et rencontrez parfois des difficultés pour donner à vos clients les meilleures offres en fonction de la sous-cotation, vous voudrez peut-être examiner les conseils de cet article. Vous trouverez ci-dessous 20 questions précises que vous devez poser à vos clients avant de créer un devis.

Donner un devis pour un événement 20 questions cruciales à poser à vos clients

1. De quel type d’événement s’agit-il?

C’est l’une des questions mêmes qui devraient jeter les bases de la façon dont vos clients voudraient être servis. Vous vous demandez peut-être pourquoi cette question est si essentielle? Vous devez absolument poser cette question afin de savoir s’il s’agit d’une fête, d’une émission de divertissement informelle, etc., ou encore d’une entreprise. un.

2. Quel est le but de l’événement?

Une fois qu’un client vous a engagé en tant que planificateur d’événements, vous devez vous poser la première question. demander au client est de savoir le but de l’événement. L’objectif de l’événement vous aidera énormément à déterminer l’installation idéale à utiliser pour cet événement, le moment idéal pour l’événement, la nature des programmes de cet événement et de nombreux autres facteurs qui contribueront à façonner l’événement en une sortie réussie.

3. Quel est votre budget?

La prochaine question que vous devez poser à votre client en tant que planificateur d’événements professionnel consiste à connaître le budget alloué à cet événement. Peu importe la taille, le divertissement ou l’éducation que vous souhaitez donner à votre événement, c’est le budget qui déterminera si vous pouvez atteindre votre objectif. Connaître le budget d’un événement en tant que planificateur d’événement vous aide beaucoup à planifier efficacement cet événement.

4. Quelles date, heure et lieu envisagez-vous?

Une autre question clé que vous êtes censé poser à votre client est de connaître la date, l’heure et le lieu qu’il / elle a en tête pour l’événement.En tant que planificateur d’événements professionnel, vous êtes en mesure d’influencer la date, l’heure et le lieu d’un événement, mais il est toujours conseillé de savoir ce que le client a à l’esprit.

5. Que faire? Vous avez l’intention de réaliser l’événement (votre objectif)

Vous devez également demander à votre client ce qu’il compte réaliser avec l’événement: son objectif. Leur poser cette question vous aidera à définir clairement un objectif pour l’événement et à planifier efficacement son succès.

6. Quel endroit aimeriez-vous organiser l’événement?

Dans la mesure où vous avez le privilège de suggérer un emplacement idéal à votre client, il n’est pas hors de propos de connaître l’emplacement qu’il préférerait pour son événement. Vous ne pouvez que suggérer le contraire si vous savez que l’emplacement choisi par eux ne sera pas idéal pour la nature de l’événement qu’ils envisagent d’organiser.

7. Combien d’invités regardez-vous?

Voici une autre question à laquelle vos clients doivent être prêts à répondre. Le nombre d’invités que vous souhaitez assister à votre événement dans une large mesure éclairerait d’autres choses. Par exemple; si votre client vous dit qu’une trentaine d’invités sont attendus, il devient alors facile de prévoir de la nourriture pour ce nombre de personnes.

8. Avez-vous un thème à l’esprit?

Chaque client a un penchant pour un thème en particulier.C’est pour cette raison que vous devez d’abord savoir ce qu’ils voudraient vraiment comme thème. Sachant cela, cela vous aiderait dans une large mesure à vous préparer suffisamment à l’avance pour les outils et accessoires nécessaires.

9. Quel type d’événement serait-il?

Vous devez déjà savoir à présent que différents événements ont leurs coûts. Par conséquent, vous devez demander à votre client s’il s’agit d’un événement intérieur ou extérieur. Avec un événement en plein air, vous pourriez avoir à dépenser beaucoup plus pour les conceptions et les décorations que vous auriez besoin d’utiliser. Cependant, pour l’événement en salle, vous pouvez être sûr de dépenser moins en matériel d’organisation par rapport au premier. Vous devez donc régler cette question.

10. Quel type d’invités auriez-vous?

C’est aussi une question avec laquelle vous ne voulez pas plaisanter. Pourquoi est-ce le cas? Ceci est important car vous voudriez connaître l’identité ethnique ainsi que la race des personnes qui comptent y assister, afin de savoir si vous devez prévoir des étrangers pendant que vous planifiez les repas.

11. Quel est votre public cible?

Pour pouvoir planifier efficacement un événement, vous devez le savoir. le public cible de l’événement. Veillez donc à poser cette question lorsque vous engagez vos clients en tant que planificateurs d’événements.Une fois que vous êtes en mesure de définir votre public cible, il est plus facile de choisir un support publicitaire et de sélectionner des animateurs ou des formateurs, etc.

12. Quel calibre de conférenciers / animateurs / animateurs / animateurs / animateurs publics Avez-vous l’intention d’inviter?

En tant qu’organisateur d’événements professionnel, vous avez le droit de proposer un orateur, des animateurs, des animateurs de conférence ou des formateurs à votre client, mais ce serait une bonne idée de leur demander. leur choix. Cela vous donnera une idée plus précise de ce qu’ils veulent et vous aidera à planifier le succès de l’événement.

13. Avez-vous l’intention de rechercher des sources pour les sponsors ?

Une autre question que vous devez poser à votre client en tant que planificateur d’événements est de savoir s’il a l’intention de rechercher des sponsors pour son événement. Les informations que vous obtiendrez vous aideront à bien planifier votre événement. Par exemple, si l’événement doit être sponsorisé, vous devrez alors permettre aux sponsors d’afficher leurs bannières sur et autour du lieu de l’événement, ainsi que leurs stands. un lieu où les gens peuvent s’informer sur les sponsors et leurs produits.

14. Quel type de repas voulez-vous?

Vous devez demander à vos clients le type de repas qu’ils souhaiteraient servir lors de l’événement. Cela signifie que si vous avez des clients avec un mélange de noirs et de blancs, vous pouvez leur demander s’ils aimeraient des plats locaux et intercontinentaux.Cela vous permet de créer une balance dans votre liste de menus.

15. Quels types de boissons aimeriez-vous?

Les boissons constituent un élément essentiel d’un événement. En fait, quand on ne boit pas lors d’événements, cela tend à montrer qu’il manque vraiment quelque chose. Vous devez donc demander à votre client quel type de boisson il aimerait être servi. Serait-ce des sodas, des bières, des boissons sans alcool, des vins, Chapman, et vous? Assurez-vous d’établir ceci avant de citer vos devis.

16. Pourriez-vous fournir des fourgonnettes pour déplacer les repas?

Vous devez demander ceci à votre client, comme certains clients préfèrent venir déplacer les repas sur le lieu de la réunion quand tout est réglé, afin de réduire les coûts. Au contraire, si vous êtes le seul à satisfaire cela, vous devez alors prendre en compte le coût de l’essence dans la voiture, ainsi que les autres frais d’entretien du véhicule.

17. Soyez un buffet?

Vous devrez également demander à votre client si son événement est de type buffet ou si vous seriez celui qui servirait ce que les clients demandent. Pourquoi est-ce important? Cela est particulièrement important car les buffets vous coûteraient plus cher, par contre si vous deviez servir aux invités tout ce dont ils avaient besoin.

18. Y aurait-il une after-party?

Tant d’événements de nos jours se terminent par des after-parties. C’est pour cette raison que vous devez demander à votre client s’il en aurait un.C’est pour que vous puissiez également le prévoir. Pour ce faire, vous pouvez notamment réserver des rafraîchissements à la fête afin que vous ne tombiez pas dans un accroc.

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    C'est quoi, un cahier des charges? [définition, enjeux & impacts]

20. Quels sont vos critères de réussite?

Un événement se caractérise par le fait que les critères de réussite sont atteints, voire dépassés. Une partie de ce que vous devez demander à votre client en tant que planificateur d’événements professionnel consiste à connaître les principaux domaines mesurables dans lesquels il souhaiterait que l’événement soit évalué. Cela peut être le nombre de participants qui ont assisté à l’événement, les réactions de ceux-ci et tout indicateur de succès accepté par les organisateurs de l’événement.

Ce sont les principales questions dont vous auriez vraiment besoin. demander à vos clients afin de bien citer et à la fin de la journée, obtenir un meilleur accord de profit. Veillez à bien prendre en compte tout cela pour pouvoir sourire en grande partie à la banque.

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